Тайм менеджмент: установите конкретные цели

Тайм менеджмент: 13 методов работать меньше и получать больше (2021)

«Продуктивность – это путь к успеху», – говорится в большинстве книг и курсов по предпринимательству. Это утверждение становится девизом для тех, кто хочет улучшить навыки тайм менеджмента, или управления временем: чем больше вы работаете и чем больше у вас проектов, тем больше денег и тем больше успеха вы получаете.

Другими словами, вы пытаетесь объять необъятное.

Однажды, когда у вас есть бизнес-сайт, блог, репутация, подписчики в социальных сетях и множество важных задач для выполнения, вы понимаете, что не можете просто проснуться и начать работать.

Вам нужны эффективные методы управления временем. И план.

Навыки эффективного тайм менеджмента – это именно то, что делает удаленную работу или управление бизнесом управляемой и результативной. Если у вас нет мотивации извне, когда вы переоцениваете свои способности, тушите возможные форс-мажоры, пытаетесь работать многозадачно и избегаете делегирования – вы рискуете постоянно проваливать свой план.

Что же делать?

Овладейте искусством эффективного тайм менеджмента, чтобы работать меньше, но результативнее. Для этого применяйте следующие советы по управлению временем.

Какие Лучшие Методы Тайм Менеджмента?

Вот моя подборка лучших методов по тайм менеджменту, чтобы справиться с задачами.

1. Установить конкретные цели.

Тайм менеджмент: 13 методов работать меньше и получать больше (2021)Как фрилансер, удаленный работник или владелец бизнеса, вам обязательно нужно иметь планы на день. Это помогает организовать работу, но есть небольшая проблема: с дневными планами вы будете знать, что делать; но вы не будете знать, зачем это делать.

Абстрактные цели, такие как заработать больше денег в сети, здесь не работают. Вы не можете быть продуктивным, если не понимаете, куда ведет вас эта производительность. Для успешной работы попрактикуйтесь в долгосрочном планировании и постановке целей: поставьте цели, которые достижимы, спросив, где вы хотите быть через год или пять, и как эта цель связана с тем, что вы делаете сегодня.

Материальные цели дают вам долгосрочное видение и краткосрочную мотивацию к работе. Чтобы сделать цели более мощными, используйте технику, известную как умные цели (аббревиатура SMART):

  • Конкретные (чтобы вы могли видеть куда двигаться).
  • Измеримые (чтобы вы могли понимать реальные сроки их достижения).
  • Достижимые (чтобы вы могли понять, что они достаточно реалистичны).
  • Значимые (чтобы они соответствовали общему направлению, в котором вы хотите следовать).
  • Ограниченные во времени (чтобы вы могли установить срок для их выполнения).

2. Переводить Планы в Задачи.

Управление временем: Разбейте план на задачиХорошо, вы поставили цели на год или два. Допустим, вы планируете издавать книгу, зарабатывать 10 миллионов рублей в месяц с помощью сайта или стать одним из лучших внештатных копирайтеров в своей стране. Но что вы собираетесь сделать для реализации этих целей и в какие сроки?

Для эффективного тайм менеджмента вам необходимо преобразовать свои долгосрочные планы в конкретные важные задачи, которые вы будете выполнять для достижения цели. Сроки играют здесь важную роль: у вас есть 52 недели на выполнение годового плана, поэтому определите одну важную задачу в неделю и добавьте ее в свой список дел, чтобы выполнить ее вовремя.

Возможность отмечать задачи по мере их завершения даст вам чувство удовлетворенности от выполненного дела и сохранит мотивацию.

И, конечно же, не игнорируйте другие связанные действия, если таковые имеются: пишите для СМИ, создавайте серию индивидуальных консультаций, продвигайте свои бизнес-аккаунты, участвуйте в вебинарах и тому подобное.

3. Выделите Время для Самосознания и Продвижения по Карьерной Лестнице.

Оставьте время на себяКогда вы работаете над несколькими проектами и не строите никаких других планов, вы рискуете работать по 10-12 часов в день без саморазвития и профессионального роста. Это крысиные гонки без конца, но с повышенным уровнем стресса, риском профессионального выгорания, задержек и низкой производительности.

При планировании своей работы учитывайте следующие аспекты:

  • Ваша работа с проектами клиентов – делите их на этапы с контрольными точками.
  • Ваши идеи и реализация собственных проектов – работайте на своем бизнес-сайте, пишите для него качественный контент , участвуйте в тематических конференциях, пишите гостевые посты, создавайте учебные курсы и так далее.
  • Работа в сетях – социальные сети и разработка личного брендинга – это ваши инструменты для поиска клиентов, поэтому обязательно уделите этому время.
  • Инвестиции в себя – книги, вебинары, подкасты, информационные рассылки, курсы и многое другое… Это занимает много времени, поэтому планируйте его соответствующим образом.
  • «Наполнение колодца» – планируйте некоторое время, чтобы восстановиться от работы и меньше испытывать стресс: ходите в кино, путешествуйте, проводите время с друзьями и подобное. Чаще всего предприниматели являются добытчиками; поэтому, если они не планируют отдых заранее, они рискуют тратить все время на работу. Это не то, что вам нужно для правильного тайм менеджмента и повышения производительности.

А теперь самое интересное:

Как найти время на все это? Как насчет пропорций для разделения?

Это зависит от вашей загруженности задачами и ваших приоритетов. Пропорции по времени не могут быть постоянными, например 80/20 или как-то еще. Когда у вас много клиентов и проектов, планируйте меньше времени на обучение и саморекламу.

И все же, сделайте это, чтобы не исчезнуть из медиа пространства! И наоборот, когда впереди нет новых задач по управлению проектами – направьте все усилия и достаточно времени на продвижение своих услуг. Заранее составьте план и список идей для такого случая.

4. Применяйте Краткосрочное Планирование.

Наведите порядок в задачах, планируйте краткосрочноБольшинство из нас знают, что удаленная работа и предпринимательство – это бессонные ночи на проектах из-за завтрашних дедлайнов. Но это не что иное, как отсутствие навыков краткосрочного планирования в тайм менеджменте.

Чтобы избежать подобной перегрузки и давления дедлайнов, которые снижают вашу производительность, сделайте следующее:

  • Если все клиенты приходят одновременно – рассчитайте план и экономическую выгоду для каждого проекта, подумайте о расстановке приоритетов и откажитесь от тех проектов, которые не являются вашей специальностью.
  • Если трудно понять, сколько времени вам понадобится для завершения проекта – разделите его на этапы и внесите все необходимые изменения в свой план.
  • Если есть проблемы с согласованиями, исправлениями или другими форс-мажорными обстоятельствами – оставьте свободное время в своем календаре, чтобы решить их, и соответствующим образом пересмотрите задачи.
  • Используйте функциональное приложение для составления расписаний, такое как Woven, чтобы обеспечить эффективное управление встречами, повысить производительность и улучшить совместную работу.

5. Не планируйте все задачи на один день.

Не перегружайте себя работойЭта ошибка следует за вышеупомянутым здесь. Когда вы не можете реалистично оценить свои способности и объем работы, но считаете, что день достаточно длинный, чтобы успеть все сделать, вы добавляете в него множество задач. Излишне говорить, что вы не выполните их всех достаточно эффективно.

Однако определение срочных задач, которые необходимо выполнить в этот день, имеет решающее значение для вашей производительности. Как только вы узнаете, куда направить свою энергию, вы начнете выполнять дела в том порядке, который подходит вам и вашему графику.

Навыки продуктивности и тайм менеджмента не сводятся к тому, чтобы «сделать как можно больше сегодня». Речь идет о правильной расстановке приоритетов и умении оценивать необходимое время для выполнения.

Запланируйте одну или две трудоемких задачи и от трех до пяти небольших задач в день. Сделайте то же самое со своим еженедельным графиком, чтобы снизить стресс и не пропускать сроки, если не смогли выполнить все ежедневные задачи вовремя. Если вам нужно выполнить большую задачусделайте ее единственной на день в листе задач.

6. Установите Расписание Работы.

Тайм менеджмент: установите расписание работыРабота фрилансером и работа на дому – это свобода времени, верно?

Однако без четких границ ваше рабочее время может выйти из-под контроля. Вам нравится начинать работу перед тем, как чистить зубы утром? Как насчет того, чтобы закончить работу в постели, прежде чем идти спать, потому что ваш мозг по-прежнему работает с огромной скоростью?

Без планирования вашего времени ваше психическое здоровье и личная жизнь могут пострадать, а прокрастинация и стресс являются обычным явлением.

Помните о такой важной вещи, как «рабочее время». Создайте расписание, работайте определенное количество часов в день и не тратьте свое свободное время на работу.

Это не значит, что вы должны работать с 9 до 5. Это означает, что вы знаете, что ваша работа должна занимать, например, шесть часов в день, и вы не будете жертвовать своим седьмым или восьмым часом на телефонные звонки или даже неотложные задачи.

И никогда не работайте по выходным или по крайней мере один выходной в неделю. Это день, когда вы забываете о своих деловых навыках принятия решений и даже не думаете о чем-то вроде: «Я просто проверю электронную почту на секунду». Как правило, эти секунды превращаются в часы, заставляя вас снова и снова думать о работе, что зачастую заканчивается нервным срывом.

7. Не Старайтесь Запустить Все Идеи.

Управление временем: не стоит реализовывать все идеиНе стоит стараться запустить в жизнь все идеи, которые вы придумали или узнали. Да, это может показаться странным – зачем же отказываться от интересных идей, которые вы внесли в свой список, но еще не реализовали? Это могут быть онлайн курсы, новые продукты, вебинары, и многое другое. По статистике, не более половины из них реализуются, а остальные остаются в черновиках.

Это абсолютно нормально.

Прекрасно придумывать новые идеи для бизнеса или проекта, и фиксировать их в своем списке для дальнейшей проработки. Но нужно сформировать привычку проводить оценку каждой новой идеи на стадии проработки: какое время и ресурсы потребуются для того, чтобы реализовать эту идею? Какая будет прибыль и дополнительные возможности вы получите, если запустить идею в жизнь? Стоит ли стоит свеч?

8. Используйте Технологии.

Используйте Trello или другие инструменты для тайм менеджментаНекоторые из нас начинают с создания списков дел на листах бумаги, позже понимают, что это неэффективно, и решают, что они достаточно дисциплинированы, чтобы помнить все без списков вообще. Это нормально, если вы работаете с одним проектом или не планируете ничего, кроме реализации этого проекта. Для продуктивной работы в разных сферах жизни нужны инструменты тайм менеджмента. Не пытайтесь держать все в голове.

Не стесняйтесь выбирать все, что поможет вам организовать работу, придерживаться графика и следовать плану: Trello, isoTimer, Toggl – выберите подходящий. Но вот вам профессиональный лайфхак: используйте несколько инструментов или время от времени меняйте свой существующий. Это позволяет вам экономить свою энергию и избежать переполнения единственного инструмента, что ведет к хаосу в задачах.

9. Не Отвечайте на Электронные Письма Сразу.

Управление временем: не отвлекайтесь на письма и звонкиНе нужно вам рассказывать об общих отвлекающих моментах и ​​тратах времени, таких как сериалы или социальные сети. Большинство людей знают о них и о том, как с ними справиться, но некоторые до сих пор игнорируют такого пожирателя времени и своего убийцы производительности, как немедленная реакция на предложения или вопросы клиентов.

Предприниматели и удаленные работники являются сами себе маркетологами и менеджерами по продажам, поэтому они стараются быть постоянно доступными в сети. Мессенджер, электронная почта, телефонные звонки – трудно поддаться искушению ответить мгновенно. Вы считаете, что потеряете клиента или оскорбите его, если не ответите на его сообщение прямо здесь и сейчас; но это не так.

Это просто – чем быстрее вы ответите, тем быстрее ответит ваш клиент. Кроме того, чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете.

Вы потеряете концентрацию на поставленной задаче каждый раз, когда отвлекаетесь. Вам придется тратить время на то, чтобы возвращаться к работе снова и снова, много раз в день.

Какое же есть решение?

Выключите мессенджеры, когда начнете работать. Проверяйте электронную почту несколько раз в день. Для этого выделяйте время между основными задачами. Используйте инструменты электронной почты для планирования отправки ваших сообщений по расписанию или с задержкой.

Если вам трудно устоять перед искушением отвлечься, используйте инструменты, которые заблокируют вам доступ к этим ресурсам.

10. Побалуйте Себя Обманным Приемом Пищи.

Те, кто знаком со здоровой диетой, знают о читмил, или обманном приеме пищи – у вас есть один день в месяц или неделю, когда вы можете есть все, что захотите. Говоря о бизнесе, принцип такого «обмана» также работает: он помогает «наполнить колодец» (о чем я писал выше) и поддерживает высокий уровень эффективности и продуктивности вашей работы.

Читмил в бизнесе – это не о еде, а об альтернативной трате времени. Это может быть день просмотра сериалов, шоппинга, прогулок, активного отдыха. Но не путайте эти дни с выходным! Просто убедитесь, что ваш день «читерской еды» не совпадает с днем ​​важного события или дедлайна, и не превращайте такие дни в вашу повседневную привычку.

11. Вставайте рано

Большинство людей, добившихся успеха, имеет одну общую черту – они рано встают чтобы спокойно спланировать свой день и продумать задачи. Утром вы гораздо более энергичны, спокойны и творчески мыслите по сравнению с вечером. Постепенно ваша энергия угасает, что снижает вашу продуктивность, мотивацию и концентрацию.

Если вы «сова», попробуйте встать на полчаса раньше обычного времени. Вы будете поражены тем, как много вы можете успеть сделать за это время. Если вы не хотите использовать это время для работы, используйте его для себя. Продумайте план на день, займитесь зарядкой, съешьте полезный завтрак. Это повысит вашу эффективность работы в течение дня.

12. Учитесь говорить нет

Да или нет?Не бойтесь отказаться от дополнительных задач, если они не помещаются в ваш рабочий график. Проверьте свой список дел перед тем как взять новые задачи или проекты.

Не стоит беспокоиться, что вы будете выглядеть эгоистами говоря «нет». Правда в том, что говорить «нет» – один из самых эффективных приемов тайм менеджмента, и способ позаботиться о себе и своем времени. Когда вы поймете это, то обнаружите, что у вас остается больше сил и энергии, чтобы посвятить их действительно важным вещам, которые в конечном итоге оценят близкие вам люди.

13. Развивайте Свои Мягкие Навыки (Софтскиллс).

Развивайте soft skillsВы не можете успешно применять тайм менеджмент, управлять временем и производительностью труда, не управляя своей жизнью в целом. Детальный график не сделает вас организованным и счастливым. Вы можете научиться планировать и распределять свою рабочую нагрузку,  но этот навык также требует знаний о том, как строить отношения с клиентами, как обрести взаимопонимание с людьми, как отказать «токсичным» людям и тому подобное.

Как видите, навыки профессионала в своей нише выходят за рамки определения «тайм менеджмент».

Чтобы избежать ошибок и организовать свою работу, вам нужно учесть все особенности своей ниши, опираться на свой опыт и знания, и осознавать свои слабые стороны, совершенствуя себя. После анализа, эта важная информация поможет вам составить рабочий график для качественного управления временем и повышения производительности.

  • Делегируйте. Мир не рухнет, если вы не выполните все задачи в одиночку.
  • Учитесь говорить нет и проработайте алгоритм отбора клиентов. Работайте с проектами, которые вам интересны и чередуйте долгосрочные и краткосрочные проекты.
  • Не бойтесь поднять цены на свои услуги, если за них платят.

Тайм менеджмент – это не математика или график работы, а творчество и сознание, которые меняют вашу жизнь к лучшему.

Специалист, который соблюдает сроки, является ценным активом. Заказчики включают таких людей в списки избранных и с удовольствием рекомендуют их друзьям.

Таким образом, ваши сильные навыки тайм менеджмента позволят вам стать очень востребованным и высокооплачиваемом на рынке. Более того, вы получите более яркую жизнь и достаточно ресурсов времени, чтобы поднять ее на новый уровень.

Вам будет интересно

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *